Khôi phục file Word là nhu cầu cấp bách của nhiều người khi đột ngột mất dữ liệu trong lúc soạn thảo văn bản. Có nhiều nguyên nhân khách quan dẫn đến tình trạng này như mất điện, máy tính bị tắt đột ngột hay quên việc nhấn nút Save. Tuy nhiên, chúng ta hoàn toàn có thể khôi phục file Word khi chưa lưu, hơn nữa bạn còn khôi phục được file Word chưa lưu đối với tất cả phiên bản Word từ trước đến nay.
Hãy cùng Phong Vũ tìm hiểu cách khôi phục file Word chưa lưu nhé. Đảm bảo có thể thành công ngay từ lần đầu tiên thực hiện.
1. Những trường hợp nào có thể khôi phục file Word khi chưa kịp lưu?
Việc khôi phục file Word chưa kịp lưu có vẻ là điều bất khả thi, nhưng nếu bạn bị mất file Word trong trường hợp sau thì vẫn có cơ hội khôi phục đấy nhé.
Đầu tiên là những file Word đã lưu và bạn soạn thảo văn bản mới vào nhưng cuối cùng lại quên lưu nội dung đó mà lỡ tắt file.
Thứ hai, là những file Word chưa kịp lưu khi bị tắt nguồn đột ngột. Việc này có thể xảy ra khi bị mất điện đột ngột hay máy tính xảy ra vấn đề.
Tuy nhiên, để tránh những trường hợp kể trên, bạn nên tập cho mình thói quen lưu file ở thao tác đầu tiên rồi hẵng soạn thảo văn bản mới vào. Và trong khi soạn thảo văn bản, bạn cần bấm Ctrl+S khi kết thúc một đoạn nào đấy để lưu lại file. Nhiều người khi soạn thảo đợi đến khi xong hết mọi thứ rồi mới bấm lưu, việc này sẽ để lại nhiều rủi ro mất file Word đấy nhé. Trong trường hợp mất điện hoặc bị tắt nguồn, treo máy sẽ mất dữ liệu ngay và sẽ tốn nhiều thời gian để khôi phục lại.
2. Top 3 cách lấy lại file Word khi chưa kịp lưu
Việc khôi phục file Word sẽ khiến bạn mất một ít thời gian vì khi tài liệu soạn thảo chưa được lưu do sự cố mất điện hay quên mất việc chưa lưu mà đã đóng cửa sổ soạn thảo. Khi gặp phải trường hợp này, bạn đừng quá lo lắng vì dữ liệu trên file Word đó chưa hoàn toàn bị mất đi mà sẽ được lưu trữ lại trên máy tính của bạn. Tuy nhiên, bạn cần sử dụng các phần mềm khôi phục file Word để hỗ trợ như Autosave, Autorecover, Alway Create Backup Copy hoặc sử dụng các phần mềm thứ 3.
2.1. Cách khôi phục file word nhanh bằng tính năng Autosave và Autorecover
Để tránh trường hợp mất file do các trường hợp mất điện đột ngột, máy tính gặp vấn đề khiến máy bị tắt nguồn và file Word chưa kịp lưu lại. Bạn nên tham khảo tính năng AutoSave trên Microsoft Word. Tính năng tự động lưu (AutoSave) và khôi phục file lưu đè (AutoRecover) sẽ giúp bạn vừa tránh được việc mất file khi đang soạn thảo, vừa giúp bạn khôi phục file Word đã mất.
Đầu tiên, tính năng AutoSave được tích hợp sẵn trên Microsoft Word, giúp người dùng tự động lưu lại văn bản đang soạn thảo mà không cần thao tác. Khi sử dụng chức năng này, văn bản sẽ được tự động lưu lại sau một khoảng thời gian làm việc trên bản thảo. Và nếu bạn vô tình tắt file Word mà chưa kịp lưu lại file, AutoSave sẽ là biện pháp hữu ích nhất giúp bạn khôi phục file Word. Tất nhiên, để sử dụng tính năng này, người dùng cần phải kích hoạt AutoSave trước đó thì mới khôi phục được file Word khi xảy ra sự cố.
Để kiểm tra và kích hoạt tính năng AutoSave và AutoRecover để khôi phục file Word, từ phiên bản Microsoft Word 2010 trở đi, bạn cần thực hiện theo các thao tác sau.
-
Bước 1: Trên phần giao diện chính của phần mềm Word, chọn vào File => Options.
-
Bước 2: Tiếp theo chọn thẻ Save => Kích hoạt tính năng Save Auto Recover và Keep the last Autosave.
Sau khi thực hiện các bước trên, người dùng cần phải thiết lập thời gian tự động lưu. Theo khuyến nghị đến từ Microsoft, thời gian tự động lưu tốt nhất là 15 phút. Bạn có thể điều chỉnh khoảng thời gian này để phù hợp với nhu cầu sử dụng của cá nhân. Tuy nhiên, bạn cần lưu ý nếu máy có cấu hình quá yếu, khi thời gian tự động sao lưu được chỉnh quá thấp sẽ dễ khiến máy bị giật, lag trong quá trình sử dụng.
2.2. Khôi phục file bị ghi đè
Việc khôi phục file Word bị ghi đè tưởng chừng là điều bất khả thi, nhưng thực ra vẫn có cách để khôi phục lại file Word này. Tuy nhiên, người dùng cần phải lưu ý một số điểm sau trước khi tiến hành thao tác khôi phục file bị ghi đè.
Đầu tiên, file Word đó chỉ được phép ghi đè một lần duy nhất, nếu bị ghi đè nhiều lần, việc khôi phục sẽ không thể tiến hành. Thứ hai, hãy chắc chắn rằng tên file, tên thư mục vẫn còn nguyên không bị xóa, tạo mới hay đổi tên. Cũng như là không thao tác gì đối với thư mục đó và file Word đó.
Tiếp theo, phần mềm Word đang sử dụng phải được kích hoạt chế độ Alway Create Backup Copy. Khi thực hiện đầy đủ các điểm trên thì mới có thể khôi phục file Word bị lưu đè.
Trước khi tiến hành các bước, ta cần phải tìm hiểu tính năng Alway Create Backup Copy là gì. Tính năng này khi được kích hoạt sẽ đưa phần mềm của bạn vào trạng thái luôn luôn tạo một bản sao cho file Word mà bạn đang làm việc. Nếu tính năng này không được kích hoạt trước đó, bạn sẽ không thể khôi phục file Word đã bị ghi đè.
Để khôi phục file Word bị ghi đè bằng tính tính năng Alway Create Backup Copy ta cần thực hiện các bước sau:
-
Bước 1: Mở file Word cần kích hoạt Alway Create Backup Copy ra sau đó chọn File. Tại bảng chọn, người dùng nhấn vào Options trong giao diện menu của Word.
-
Bước 2: Khi giao diện của Word Options xuất hiện, nhấn vào Advanced sau đó kéo xuống phần Always create backup copy cũng như Allow background saves. Rồi nhấn vào OK để lưu toàn bộ thiết lập.
-
Bước 3: Hoàn thành xong 2 bước trên, bạn cần phải lưu file Word vào một nơi khác. Bước này giúp bạn có thể lấy lại file Word bị lưu đè khi cần thiết. Lưu ý, thao tác này chỉ được làm một lần duy nhất trong lần lưu đầu tiên.
-
Bước 4: File bị ghi đè sẽ có tên là Backup of… và đuôi file dạng “wbk”. Người dùng có thể mở như một file word bình thường.
Với tính năng Alway Create Backup Copy, việc khôi phục file Word bị ghi đè sẽ rất đơn giản nếu bạn đã kích hoạt tính năng này từ trước. Đây là một tính năng chung của Word nên chỉ cần kích hoạt Alway Create Backup Copy cho một file bất kỳ. Ta có thể lấy lại được tất cả các file backup nằm cùng thư mục với file gốc.
2.3 Sử dụng các phần mềm thứ 3 hỗ trợ khôi phục file
Nếu hai cách trên vẫn không giúp bạn khôi phục được file Word bị mất dữ liệu. Bạn sẽ cần đến một phần mềm thú 3 hỗ trợ khôi phục file Word đấy. Các phần mềm này sẽ giúp bạn khôi phục file Word một cách nhanh chóng. Bạn có thể tham khảo 3 phần mềm sau đây:
Office Recovery Online
Office Recovery Online là cách khôi phục văn bản Word 2010 đã xoá đơn giản nhất. Để sử dụng phần mềm này, bạn không cần phải cài đặt vì đây là công cụ hoạt động dựa vào trình duyệt web. Ngoài tính năng khôi phục file Word bị mất, công cụ này còn giúp sửa các tệp tin không thể đọc, chỉnh sửa hay mở và xem trước file Word.
Để khôi phục file Word đã xoá bằng công cụ Office Recovery Online, bạn sẽ phải chờ đợi từ vài giây đến vài phút. Điều này phụ thuộc vào kiểu và kích thước file của bạn. Sau khi tải lên, bạn sẽ có 2 lựa chọn: Bản dùng thử miễn phí chỉ khôi phục một phần tệp tin và lấy lại toàn bộ dữ liệu trong file với phiên bản trả phí.
Ngoài ra, Office Recovery Online còn hỗ trợ tốt các tài liệu Word, Excel, PowerPoint, Access database, JPEG, RAW, TIFF và nhiều định dạng file văn phòng thông dụng khác trong công việc.
Easy Office Recovery
Easy Office Recovery là một cách hoàn hảo để khôi phục file Word bị mất của bạn. Phần mềm này cực kỳ dễ sử dụng. Easy Office Recovery sẽ quét ổ cứng để tìm các tập tin bị mất hoặc hỏng và cung cấp một cửa sổ xem trước để bạn có thể lướt qua và tìm kiếm file cần khôi phục.
Tuy nhiên, với sự tiện dụng và lợi ích mà Easy Office Recovery mang lại. Người dùng sẽ phải trả một khoản phí không hề rẻ ($79.95). Vì thế, trước khi sử dụng phần mềm này, bạn cần phải cân nhắc các tệp tin đã bị mất có thật sự quan trọng và đáng giá hay không.
Recuva
Đối với Recuva, người dùng sẽ có thể khôi phục file Word bị mất dữ liệu miễn phí. Phần mềm này chỉ trả phí khi yêu cầu một số tính năng phòng ngừa việc mất dữ liệu và một vài chức năng nâng cao khác.
Về phần giao diện, có vẻ như Recuva sẽ phức tạp hơn khi so sánh với Easy Office Recovery. Nhưng với những gì Recuva mang lại, bạn sẽ cần đến nó để khôi phục file Word bị mất một cách miễn phí.
Recuva không chỉ giúp người dùng khôi phục file word mà còn hỗ trợ người dùng lấy lại file ảnh, nhạc, video hay bất cứ dữ liệu nào khác. Phần mềm này còn có cả hướng dẫn cho những người mới dùng Recuva để khôi phục dữ liệu.
Trên đây là bài viết hướng dẫn cách giúp bạn khôi phục file Word chưa lưu đơn giản nhất. Phong Vũ hi vọng với bài viết này, bạn sẽ không còn quá hoảng loạn khi file Word bị mất dữ liệu trong quá trình soạn thảo văn bản. Các cách khôi phục file Word với các tính năng như AutoSave, AutoRecover và phần mềm thứ 3 đã giúp bạn tiết kiệm được thời gian khi bị mất dữ liệu trong lúc làm việc với Word. Và hãy nhớ kích hoạt AutoSave và AutoRecover ngay để tránh mất dữ liệu ngay bạn nhé!